30.05.2022
Работа с документацией ведется еще до проведения процедуры закупок. Необходимо подготовить целый пакет важных документов. Формирование закупочной документации должно быть сделано в соответствии с законодательством.
В документах должны оказаться:
В техническом задании необходимо указать описание предмета закупки. На основе задания участники закупки смогут составить предложение, которое будет выгодным для заказчика. В описание входит характеристики товара, его предназначение, требования, предъявляемые к качеству, предоставляемой гарантии, количество и объем, сроки, в течение которых будут сделаны поставки или выполнены работы. Описание нужно делать объективным, с понятными терминами, указывать на функциональные, технические, эксплуатационные и качественные показатели.
По закону закупочная документация по 44 ФЗ должна содержать общие требования ко всем участникам. У них должны быть лицензии, разрешения на продукцию, допуски и сертификаты. Подробно о всех этих нюансах обучают в центре «Эффеком».
В нем не должно быть информации о товарных знаках, полученные патенты, фирменные наименования, место выпуска и название изготовителя. Не должно быть такой информации, если это может привести к ограничению числа участников. Если этого избежать невозможно, то нужно указывать эквиваленты и их критерии.
Документация имеет особенности в зависимости от способа выбора поставщика, например, будет ли это конкурс, запрос котировок или аукцион. Для конкурсов нужно подготовить такие документы, как извещение, техническое задание, заявку, проект контракта и информационную карту. Для аукционов готовятся похожие документы. Котировочные отличаются тем, что заявку для участников готовит заказчик. В документах должны быть размещены данные о заказчике, финансировании, наименование, объем и характеристики товаров. А также требования к качеству, безопасности, свойствам, функционалу, к упаковке и отгрузке товара, наладке и монтажу оборудования. Должны быть прописаны сроки поставки, расходы на транспортировку, страхование, условия оплаты, срок, в который участник должен подписать контракт.
Закупочная документация по 223 ФЗ имеет свои особенности, по ней работают организации, в капитале которых есть более половины государственных средств. Закупочная деятельность компаний должна быть полностью прозрачна, они должны развивать конкуренцию среди поставщиков, стимулировать их к участию в конкурсах, расходовать средства эффективно. Для этого документация ведется по отдельному закону.
По закону хранить документы нужно не менее 6 лет. По правилам в течение этого времени уничтожать бумаги запрещается.
Образовательный центр Еffecom обучает новичков и проводит переподготовку работающих специалистов. Для этого нужно выбрать курс Грамотное управление закупками без штрафов и стрессов. На курсе можно получить знания о том, как проводится подготовка закупочной документации и ее оформление.