Платформа для документооборота

Для успешного развития бизнеса в современных реалиях оптимизация документооборота является одной из самых важных задач. Чем лучше налажена работа в компании с документами в электронном виде, тем больше времени остается непосредственно на ее развитие, а не на рутину, волокиту и бюрократию. Грамотно налаженный документооборот увеличивает скорость обмена информацией, повышает уровень защищенности и конфиденциальности. Поэтому так важно правильно выбрать платформу для оборота документации, которая и должна помогать в решении задач по оптимизации бизнес-процессов в компании.

Общие требования к платформе документооборота

Система электронного оборота (СЭД) предприятия должна обеспечивать возможность работы с документами и проектами документов всех видов и категорий. С ее помощью должны выполняться все делопроизводственные процессы, включая:

• доведения документа до пользователя системы;
• согласование документов;
• подписание документа;
• отправку документации;
• хранение и учет с возможностью подготовки справочных материалов и отправки документов в архив.

То есть платформа документооборота должна давать возможность получения информации в любой момент, включая данные о том, кем и когда документ был открыт, просмотрен или отредактирован. Также в ней должна быть функция показа - с какими документами работал конкретный сотрудник.

Одно из важных требований к современной платформе документооборота – ее масштабируемость. Причем она должна масштабироваться и по количеству содержащихся в системе документов, и по числу подключенных рабочих мест. Также платформа должна обеспечить хранение всей документации компании за период не менее 5 лет.

Для оптимизации и ускорения бизнес-процессов важной характеристикой СЭД является ее быстродействие. Желательно, чтобы время получения доступа к системе для сотрудника компании не превышало четырех секунд, а время доступа непосредственно к карточке документа было не более 5 секунд.

В СЭД должна быть функция автоматического сохранения документов и восстановления из резервных копий на случай сбоев в системе или других непредвиденных ситуаций. Также у платформы должна быть хорошая система защиты от несанкционированного доступа.

Microsoft SharePoint как платформа для документооборота

Под все описанные выше требования подходит система электронного документооборота на базе программного обеспечения Microsoft SharePoint. Это ПО используется многими компаниями, так как имеет возможности для адаптации к требованиям российского документооборота и легко интегрируется с другими программными решениями на платформе Microsoft (вот как пример решения документооборота на SharePoint). Также возможна интеграция с внешними системами, например с популярной «1С». С помощью этой платформы можно реализовать любые бизнес-процессы с обменом данными между сотрудниками и совместным использованием документов. Она очень удобна для управления контентом или корпоративной информацией.

Преимущества платформы Microsoft SharePoint:

• масштабируемость;
• можно реализовать практически любой функционал;
• постоянно развивается;
• удобный интерфейс;
• интуитивно понятная интеграция с другими офисными программными продуктами;
• наличие гибкой системы доступа;
• мощная система поиска;
• есть возможность делегирования и замещения;
• наличие коробочных решений для внедрения документооборота (например, СЭД на SharePoint).