Жизненный цикл IT оборудования в программе IT Invent

В данной статье кратко будет рассмотрен жизненный цикл оборудования, находящегося в ведении и под контролем IT подразделений.

 

На сегодняшний день, списки техники не ограничиваются уже одними компьютерами, мониторами, принтерами, и ксероксами. Появилось большое число мобильного оборудования, требующего привязки к определенному человеку. Так же используется множество специфической техники для обеспечения работы проводной и беспроводной сети, а так же ее защиты. Большое количество небольших комплектующих и расходных материалов. Вся техника периодически переезжает с места на место, ремонтируется, складируется и, наконец, списывается. Все эти объекты подлежат не просто учету, а учету с отслеживанием полного "жизненного пути" каждой единицы техники. Данная информация помогает IT подразделениям в дальнейшем качественней планировать закупки и техническое обслуживание оборудования, а так же позволяет отследить среднее время эксплуатации того или иного вида оборудования.

В упрощенном виде, оборудование и техника имеют следующие жизненные этапы:

 

ПОСТУПЛЕНИЕ -> ЭКСПЛУАТАЦИЯ -> ОБСЛУЖИВАНИЕ -> СПИСАНИЕ

 

Программа учета компьютерной техники IT Invent позволяет отследить и зафиксировать все эти этапы.

          

 

 

ПОСТУПЛЕНИЕ

 

Объекты учета могут появляться в базе данных несколькими способами:

 - ручное добавление новых записей

  - импорт данных из Excel файла

 

  - оприходование документа заказа на оборудование.

 

На этом способе остановимся подробнее, так как это самый правильный вариант фиксирования поступления оборудования. В программе предусмотрен специальный вид документа: Заказы. Данная форма позволяет формировать заказы поставщикам оборудования или софтаю. В заказе указывается компания, филиал получатель и поставщик. Далее происходит собственно набор строк заказа. Указывается тип, модель и количество требуемого оборудования.

После того как оборудование в заказе  фактически приходит от поставщика, его необходимо оприходовать. Для этого, необходимо указать реальное количество полученых объектов и в случае, если общее количество заказанных единиц совпадает с фактическим количеством принятых, заказ оказывается в статусе "Закрыт". После того как заказ принимает статус "Закрыт", становится доступным автоматически занести заказанные единицы в систему. При этом, свойства Компания, Филиал и Поставщик у новых объектов будут использованы из соответствующих свойств текущего заказа. Местоположение оборудование станет "Склад". Статус будет "OK". В свойстве Стоимость и Описание будет внесено значение из соответствующих полей каждой позиции заказа.

 

 

Все созданные из заказа записи привязываются к заказу, из которого они были оприходованы. Связь с заказом отображается в свойстве "НомерЗаказа" и при желании из этого свойства можно одним кликом открыть форму заказа.

 

ЭКСПЛУАТАЦИЯ

 

Под эксплуатацией подразумевается основное время активного использование оборудования в организации. Это постановка на склад, перемещение на рабочее место, закрепление за сотрудником, перемещение между филиалами организации, изменение статусов, инвентаризация и многое другое. В программе IT Invent предусмотрены все основные свойства объектов учета для фиксирования этапов эксплуатации:

 

 

Пользователи могут сами создавать и настраивать собственные свойства любых типов (текстовые, числовые, логические, даты, списки и т.д.)

 

Справочник собственных свойств

 

Просмотр истории изменений оборудования

 

Привязка объектов к сотрудникам

 

Помимо этого в программе предусмотрен модуль инвентаризации, позволяющий выявить расхождения между информацией в базе данных и реальным положением вещей.

 

 Форма сканирования объектов

 

ОБСЛУЖИВАНИЕ

 

На этапе обслуживания техники, необходимо фиксировать любые сервисные операции, такие как:

 

•  - Профилактическое обслуживание оборудования
•  - Установка программного обеспечения
•  - Плановые замены
•  - Масштабные переезды
•  - Внутренний ремонт оборудования своими силами
•  - Ремонт оборудования с привлечением внешних организаций

 

и т.д.

 

Модуль "Работы" позволяет создавать и настраивать собственные виды работ и фиксировать их как для одной единицы техники, так и для целой группы

 

Форма ремонтов позволяет фиксировать ремонты во внешних сервисных организациях:

 

СПИСАНИЕ

 

Списание объектов учета в разных компаниях реализуется разными способами. Кто-то просто удаляет списанные объекты учета из базы, кто-то перемещает их в специальное виртуальное хранилище "Склад списанных объектов". В программе можно реализовать любой способ, в том числе и механизм присваивания статуса "Списания" для оборудования. Объекты с этим специальным статусом не отображаются во всех списках и доступ к ним можно получить только через специальный отчет "Списанное оборудование за период". Для списанных объектов можно распечатать акт о списании учетных единиц с указанием причины списания.

 

В целом программа IT Invent позволяет создать и настроить любую схему учета компьютеров и оборудования на предприятии. Имеется множество гибких настроек, справочников, отчетов и печатных форм. Так же программа поддерживает печать этикеток, как на обычный принтер, так и на специальный термо-принтер штрих-кодов.

Подробности на сайте программы: http://it-invent.ru