Это работа с линкованными файлами, когда в макет помещается не весь файл (например, картинка из TIFF-файла), а только ссылка на него, а на экране отображается Preview, или взятое из этого файла, или сгенерированное (InDesign, например, это умеет, даже если Preview в файл не было записано). В общем, примерно как в HTML.
НО! При работе с публикацией происходит обращение к «большим» файлам, и если эти файлы лежит не на локальном диске, а в сети, то это может существенно затруднить (замедлить) работу, особенно если компов (станций) в сети несколько, а сеть не очень шустрая.
Для оптимизации такой работы существуют специальные серверы, которые позволяют не качать по сети большие файлы, а обрабатывать их на сервере, и передавать на рабочую станцию уже готовый результат. Обработка может быть самой разнообразной, всё зависит от выбранного сервера. Пример: http://www.adobe.com/products/server/graphics/main.html
Или серверы печати, которые берут на себя массу функций, которые в той схеме, к кторой большинство здесь присутствующих привыкло, выполняются (дублируются) на каждой станции.
Шрифтовые серверы позволяют полность синхронизировать и ценрализованно поддерживать в порядке шрифтовое хозяйство всей сети сразу.
И т.д. и т.п.
Но чтобы это всё работало так, как задумано, нужно, чтобы Админ не переставлял систему на каждой станции каждую неделю, а занимался Администрированием (вот так вот, с большой буквы).
)