Пошагово так:
Запускам Access, скажем, XP.
F1.
Вот, например, такой раздел с оглавлением:
=====================
Начало работы в Microsoft Access 2002 для пользователей, не имеющих навыков работы с базами данных
Работа с базами данных и их объектами вначале может оказаться довольно сложной задачей. Содержащиеся ниже сведения помогут получить представление о компонентах, из которых состоит база данных Microsoft Access.
Базы данных: что это такое и как они работают
Таблицы: хранение и управление данными
Запросы: получение ответов на вопросы
Формы: удобное представление данных
Отчеты: представление данных для окружающих
Страницы доступа к данным: публикация данных в Интернете
Макросы: использование данных в работе
Модули: автоматизация повседневных задач и подготовка решений
Отношения в базе данных
======================
Смотрим там основные сведения по работе базами данных, с таблицами и отчётами. Прочие разделы (работа с формами, запросами и т.д., и т.п.) пока опускаем.
Таблица должна иметь примерно такие поля:
Фамилия
Имя и Отчество
Почтовый индекс
Страна
Область (край, штат)
Город
Адрес
Дополнительно, на будущее, можно определить поля
Пол
День рождения
и т.д.
Заполняем таблицу соответсвующими значениями. (В дальнейшем, для ввода данных можно будет создать форму, в которой организовать проверку данных при вводе с выводом соответсвующих сообщений, предупреждений или с автоматическим исправлением некоторых ошибок.)
(Я уже не говорю о том, что таблицу можно будет потом разбить на несколько связанных таблиц, где, наример, страны, города, области будут храниться в так называемых справочниках, а в таблице с фамилиями и именами будет хрянится лишь соответсвующий код.)
Затем, а основе структуры таблицы создаётся отчёт. В Конструкторе отчётов наводится вся красота, и потом отчёт запускается на выполнение.
-------------
> а где есть Access-овская ветка?
Не знаю. Когда я достаточно активно практиковал а Access-е, выход в Сеть у меня был сугубо номинальный, и ответы на вопросы я искал прежде всего под кнопкой F1, если не находил, шёл в книжную лавку. А сейчас Access не входит в сферу моих интересов, потому форумов по нём я не искал.
-------------
Задача, кстати, решается не только в Access-е. Просто из всех инструментов по работе с БД я именно с ним лучше всего знаком, да и распространён он гораздо шире, чем, скажем Fox и иже с ним — практически на каждом компе, где установлен MSO, Access лежит мёртвым грузом. Однако, перестать его быть грузом, а делать хоть что-то полезное, очень даже не сложно.