Вот и поставь себе Extensis Portfolio, это как раз для него случай. Он хранит базу данных превьюшек на твоём компе, а сами файлы только при вызове на редактирование требует.
Например, купил я «сидюк» со всеми файлами с www.logotypes.ru. Несколько тысяч файлом, много-много мегов (не полный «сидюк», но поболе твоих 40 файлов по 4 мега). База данных весит 50 мегов, просматривается шустро, можно всякие группы, индексы, ключевые слова для поиска прописать. Очень удобно.
Есть у меня ещё несколько баз, по несколько десятков записей — эти базы по 2—3 мега весят. А оригиналы файлов каждой базы по полному «сидюку» занимают.