Для этого существут специализированые софты, иногда помагают плагины.
Софты решают проблемы глобально и эффективно, но стоят достаточно дорого:
К4 от SoftCare www.softcare.de
BaseView www.baseview.com
плагины предлагает WoodWing www.woodwing.com
В любом случае используется связка InDesign & InCopy. В специализированных софтах идет база данных на SCL и клиентские места, все это дает кучу возможностей таких как администрирование процесса, автоматическое архивирование и многое другое.
Плагины как правило дают возможность доступа к одному документу нескольких пользователей.
На самом преметивном уровне функции воркфлоу заложенны в самом пакете CS в модуле Version Cue, он позволяет весь проек держать на выделенном компьютере и предоставляет доступ к документам из всех приложений ЦС, при этом организует сохранение каждого изменения в документе как его новую версию. Ну и т. д.